PROYECTO TIC,S [2]
Sistema Integral de Control y Seguimiento de Auditoría
(SIGA)
INTRODUCCIÓN
Dentro de la administración pública existen organismos cuyas atribuciones establecidas por ley se encuentran orientadas a la fiscalización, por ello requiere instrumentos técnicos que le permitan cumplir los objetivos de las auditorías.
La fiscalización de la gestión gubernamental se define como el conjunto de métodos y procedimientos técnicos que se aplican a un ente, con el fin de verificar el cumplimiento de la normatividad a que éste se encuentra sujeto; determinar el grado de eficiencia, eficacia y economía con que utiliza sus recursos humanos, técnicos, materiales y financieros; evaluar el logro de las metas y objetivos programados; y promover acciones tendentes a mejorar la gestión gubernamental.
Derivado de lo anterior, y con objeto de coadyuvar al establecimiento de sistemas que permitan un control y seguimiento de las auditorias y para hacer más eficientes sus funciones de control y fiscalización gubernamentales, y atendiendo a la necesidad creciente en todas las organizaciones entre otras cuestiones, de contar con información, ya no en forma oportuna, sino en forma inmediata, en las que las instituciones dedicadas al trabajo de fiscalización no son la excepción, se elabora el presente proyecto que pretende la implementación de un Sistema Integral de Control y Seguimiento de Auditoría.
La actividad de fiscalización en la administración pública, como muchas otras también requieren una conexión con las TIC´s, el presente documento pretende ser una propuesta de ese punto de encuentro. El trabajo de fiscalización, dado que no se realiza en una única sede, sino que cuenta con diversos centros de trabajo (domicilios en dónde se ubican las entidades y dependencias), requiere la concentración de información sobre los avances de auditoría, grupos e integrantes, resultados obtenidos y problemáticas, entre otras cuestiones. El proyecto propuesto tiene ese objetivo, el concentrar, controlar y dar un seguimiento a la información que se produce en la realización de las auditorías y el cumplimiento de la función de fiscalización.
El presente documento se integra por tres apartados; en el primero se muestra el diagnóstico de la institución auditora apoyado por medio del análisis que nos permite la herramienta de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA).
En el capítulo segundo se detallan los aspectos directivos del trabajo de análisis integrado por los elementos de planeación estratégica que definirán el rumbo del proyecto, la misión, visión y objetivo general.
En el tercer capítulo se mostrarán los aspectos de permitirán la implantación, que darán viabilidad a la puesta en marcha del proyecto, es decir, la parte operativa. Los objetivos específicos, las líneas de acción, las metas y los indicadores.
CAPÍTULO PRIMERO
DIAGNÓSTICO
El día de hoy la Auditoría Mayor del Estado X (AMEX)[1], se constituye como el órgano técnico del poder legislativo del Estado X, el cual tiene dentro de sus atribuciones la fiscalización del ejercicio del gasto público de 250 organismos integrados por entidades, órganos desconcentrados, descentralizados, empresas de participación estatal mayoritaria y fideicomisos; así como la recaudación de los impuestos, productos y aprovechamientos entre otros, establecidos en la legislación aplicable.
Para ello cuenta con un total de 450 empleados, todos de confianza. La institución se encuentra organizada y estructurada en 7 Direcciones Generales, de las cuales 3 son áreas sustantivas y el resto de apoyo, como se muestra a continuación:
1. Presidencia
2. Coordinación de asesores
3. Dirección General “A”
4. Dirección General “B”
5. Dirección General de Auditoría “A”
6. Dirección General de Auditoría “B”
7. Dirección General de Auditoría “C”
Para el ejercicio de las atribuciones de fiscalización, la operación de la institución se divide en dos etapas de auditoría; se realizan en promedio 50 revisiones por etapa (100 anuales), en cuatro tipos de auditorías (financiera, de desempeño, programática y de legalidad). En últimas fechas y derivado de los convenios de coordinación se ha hecho necesaria la contratación de personal adicional en forma temporal para el desahogo de las auditorías.
En torno a la celebración de los referidos convenios, se realizan revisiones especiales coordinadas con otros organismos de fiscalización, lo que requiriere una estrecha comunicación con los grupos de trabajo, así como con los referidos organismos externos.
La existencia de 50 auditorías en promedio planeándose, ejecutándose e informándose en forma simultánea, implican un gran cúmulo de información que fluye muy lentamente hacia el centro de gestión. Existen diversos actores que requieren información sobre las auditorías:
· Los líderes de proyecto.
· Los titulares de las áreas auditoras
· Las áreas supervisoras
· Presidencia
· El área de control de auditorías
· El Órgano Legislativo
Por lo anterior, y considerando la creciente demanda de información sobre el curso y resultados de auditoría, además del control administrativo de los recursos asignados a ellas, ha llevado a la necesidad de contar con un sistema electrónico que permita un seguimiento, control y consulta de información sobre las audtorías en forma inmediata y en línea, por medio de acceso remoto, los grupos de trabajo tendrían que enviar información a un central de control.
Es por ello, que el presente proyecto pretende conformar un sistema integral electrónico de control y seguimiento de auditorias, al que los usuarios de información mencionados anteriormente puedan acceder y consultar determinada información de las auditorías controladas por niveles de acceso; además que la autorización de diversos documentos pueda realizarse también de manera electrónica.
Actualmente, estas actividades son realizadas en forma manual y aislada, lo que implica que sea muy complicado el conjuntar la información generada por cada una de las áreas en forma clara y expedita; la contactación de todos los grupos de auditoría, la diferencia en formatos, el retraso de información y la existencia de errores en datos que previamente ya habían sido procesados; sin olvidar que para conocer el estado, situación o grado de avance de cada una de las revisiones, es necesario esperar el corte del mes, que las áreas conjunten la información y que un área la concentre para emitir un solo documento al respecto; por supuesto con el retrazo en el conocimiento de la información que ello implica.
1.1. Análisis FODA
INTERNAS | FORTALEZAS | DEBILIDADES |
· Capacidad de innovación y de adaptación del personal hacia nuevos proyectos, dado que el 40% del ellos corresponden a adultos jóvenes. · La existencia de un marco normativo que otorga y permite las atribuciones de fiscalización. · La existencia de personal con experiencia y capacidad profesional para la labor de fiscalización con la firme convicción de la necesidad de contar con información en línea. · Conocimiento de los entes que componen la administración pública. | · Cocimiento limitado del uso de Tecnologías de la información del personal directivo. · Poca capacidad instalada en cuanto a los equipos y sistemas informáticos (servidores, redes inalámbricas, comunicación satelital, etc.) · Se cuenta con un mayor número de empleados dedicados a las labores administrativas (60%), en comparación con los destinados a la actividad sustantiva (40%); y dentro del personal destinado a la actividad sustantiva de Auditoría, el 50% se integra por servidores públicos dedicados a las actividades de supervisión (Subdirector, Director de Área, Director General, Secretario particular, asesor).} · Falta de capacitación en el uso del equipo de cómputo y del uso y aprovechamiento del las TIC´s. | |
EXTERNAS | OPORTUNIDADES | AMENAZAS |
· Adquisiciones constantes de equipo de cómputo. · Vínculo con instituciones educativas e institutos de investigación. · La existencia de una nueva corriente que promueve un enfoque diferente de la fiscalización. · El ser considerado como autoridad administrativa. · El prestigio y reconocimiento como la primera institución de fiscalización después de la ASF. | · Decisiones tomadas por el poder legislativo. · Modificaciones a la ley y reglamento que le dan operatividad a la institución. · Influencias políticas. |
APARTADO SEGUNDO
2. ASPECTO DIRECTIVO
2.1. Visión del Proyecto
Ser punta de lanza entre los organismos de fiscalización en el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC´s), por medio del desarrollo y puesta en marcha de un sistema integral de control y seguimiento de auditoría.
2.2. Misión del Proyecto
Elaborar el proyecto del Sistema Integral de Control y Seguimiento de Auditoría (SIGA), por medio del uso y aprovechamiento eficiente y eficaz de las TIC´s, con objeto de obtener y proporcionar información sobre el ejercicio de las auditorías en forma inmediata y en línea, tanto al interior como al exterior, y con los niveles de conocimiento y acceso permitidos por la legislación aplicable.
2.3. Objetivo General
Desarrollar el proyecto del Sistema Integral de Control y Seguimiento de Auditoría en la institución de fiscalización del estado de X, con objeto de obtener y proporcionar información sobre el ejercicio de las auditorías en forma inmediata y en línea.
APARTADO TERCERO
3. ASPECTO OPERATIVO
3.1. Objetivos Particulares
Objetivo de infraestructura y equipamiento Equipar al edificio sede con la infraestructura necesaria para la instalación y puesta en marcha del SIGA. | |
LÍNEAS DE ACCIÓN · Adquirir los equipos de cómputo, informáticos y complementarios que se requieran. · Realizar las adecuaciones e instalaciones eléctricas y de telecomunicaciones. · Ejecutar la obra pública necesaria para dar viabilidad a la instalación de equipos. | META Colocar 32,000 mts. de red eléctrica y 150 estaciones nodales, en los cinco niveles del edificio sede para el mes de septiembre. INDICADOR Número de mts. de red eléctrica instalados, dividido entre el total a instalar. |
Objetivo de procedimientos y flujo de información interna Estandarizar el uso de formatos y homologar el tipo de información, para disminuir los riesgos de errores en captura de datos y generación de información. | |
LÍNEAS DE ACCIÓN · Identificar los documentos institucionales generados por cada una de las áreas auditoras, por cada una de las etapas de auditoría e incorporar los formatos de éstos en el SIGA. · Diseñar los mecanismos de requisitamiento, revisión, autorización y transferencia de documentos por medio del SIGA. · Determinación de claves y niveles de elaboración, supervisión, autorización vía electrónica por medio del SIGA. | |
Objetivo de comunicación con los grupos de auditoría Determinar los mecanismos de comunicación remota con los grupos de auditoría con objeto de contar en forma inmediata con información sobre los avances y situación de cada una de las revisiones ejecutadas. | |
LÍNEAS DE ACCIÓN · Determinar los medios con que cuentan los lugares asignados a los equipos de auditores que permitan y den viabilidad a las comunicaciones. · Capacitar a los grupos de auditoría en el uso del SIGA. · Precisar, clasificar y calendarizar la entrega de información por los grupos de auditoría. · Establecer los medios de comunicación remota mas seguros y confiables entre las distintas sedes de auditoria y el edificio central. | META Capacitar a 180 auditores en el suministro, uso y consulta de información en el SIGA. INDICADOR Número de auditores capacitados por área, dividido entre el numero total programado. |
Objetivo de consulta y acceso por el exterior Proporcionar información cualitativa y cuantitativa al órgano legislativo o a otras instancias, en forma precisa y oportuna sobre el seguimiento y control de las auditorias. | |
LÍNEAS DE ACCIÓN · Determinación del marco legal de acceso y consulta de información. · Identificación de la información y los tiempos que por ley se encuentran establecidos para el acceso a determinada información. · Establecimientote los medios de comunicación remota mas seguros y confiables entre el edificio central y el órgano legislativo y otras instituciones. | META Que la consulta y acceso al Informe Previo de Auditoría y el Informe de resultados sobre las revisiones practicadas pueda ser realizado para el mes de marzo de 2009, por los 9 organismos de fiscalización que conforman la asociación regional a la que se pertenece. INDICADOR Número de instituciones con acceso a información, dividido entre el número de instituciones programadas. |
OTRAS NECESIDADES
Para ejecutar el proyecto del Sistema Integral de Control y seguimiento de Auditorías se atenderán las siguientes:
Þ Identificación de productos institucionales establecidos por ley (Auditorías, informes, recomendaciones, promociones de acciones, opiniones, informes previos, trimestrales y anuales, etc).
Þ Definición de calendario cronológico de emisión y entrega de los diferentes productos.
Þ Identificación de los documentos similares generados por cada una de las Direcciones Generales auditoras por cada una de las etapas de auditoria (planeación, ejecución y emisión de informes).
Þ Detección de necesidades en las áreas.
Þ Estudio y análisis del equipo de cómputo y de comunicaciones con que cuenta el organismo y el que sería requerido para efectuar la comunicación remota y el manejo de la información interna.
Þ Identificación de los medios de comunicación que habrán de utilizar los grupos auditores en cada uno de los sitios ubicados.
Þ Identificación del flujo documental interno y externo.
Þ Definición de niveles, áreas e instancias internas y externas de autorización.
Þ Definición de niveles de elaboración, captura, supervisión, y autorización.
Þ Determinación niveles con firma electrónica.
Þ Capacitación de personal.
Þ Realización de pruebas.
APARTADO CUARTO
4. IMPLANTACIÓN
El Sistema Integral de Control y Seguimiento de Auditoría (SIGA) una vez implantado deberá funcionar de la siguiente manera:
El sistema deberá ser alimentado con la información correspondiente a los entes sujetos a revisión, los objetivos y alcances propuestos, únicamente capturados en los formatos previamente diseñados y cargados en el sistema; tendrá claves de consulta y correcciones, direcciones de envío a la siguiente instancia para su revisión y visto bueno, y de ese nivel tendrá que ser diseccionado al nivel y área de autorización, el cual deberá tener un indicador vía electrónica de autorización.
Una vez autorizado los datos como nombres de entes, claves, objetivos, alcances, grupos designados, etc, deberán aparecer en forma automática en los siguientes documentos que cronológicamente tengan que emitirse, de tal manera que no tengan que volver a capturarse, los datos fijos siempre deberán ser fijos en todos los documentos que deban aparecer.
Este procedimiento debe ser por cada una de las revisiones propuestas y luego en cada una de las áreas auditoras; un área que deberá tener los niveles de acceso y consulta para consolidación verificará la información en sistema y conformará los documentos institucionales que tengan que proporcionarse a otras instancias tanto al interior como al exterior, y con un sistema de semáforos indicará la información que se encuentra lista para consulta.
Este es un ejemplo de uno de los productos institucionales, lo cual deberá suceder para todos los existentes (oficios de inicio, oficios de personal comisionado, programas específicos, informes de avance de auditoría, informes de resultados, etc.).
María del Carme